مدیریت زمان و برنامه ریزی

مدیریت زمان و برنامه ریزی

📝 مقاله 📝 : ⏳ مدیریت زمان ⌛

☑مدیریت زمان چیست و تکنیکهای آن کدام است؟

مدیریت زمان یا Time Management،‌ یکی از دغدغه های مهم بسیاری از ماست.
البته گاهی اوقات هم اشتباهاً مشکلات دیگر خود را ناشی از مدیریت زمان می‌دانیم. بدون شک، مدیریت و کنترل زمان و برنامه ریزی در زندگی موجب می‌شود تا فرد موفق‌تری باشیم و بهتر بتوانیم از زمان خود استفاده کنیم.

دوست روانشناسی می‌گفت: وقتی به حرف‌های مراجعین خودم فکر می‌کنم، احساس می‌کنم عمده‌ی مردم، صرفاً دو مشکل جدی را در حوزه‌های ذهنی و رفتاری به رسمیت می‌شناسند: افسردگی و بیش فعالی. هر کسی در توصیف خودش یا دیگران، به سادگی اعلام می‌کند که: «من هیچ مشکل خاصی ندارم. فقط این افسردگی زندگی من را خراب کرده». یا اینکه «دوست من، یا همسر یا همکار من،‌ بیش فعال است و …». ماجرای مدیریت زمان هم چیزی شبیه همین ماجرا شده. بسیاری از ما راهکار انواع مشکلاتمان را در مدیریت زمان می‌جوییم.

 

☑ چرا دچار کمبود زمان می‌شویم؟

همه ما با دلایل یکسان دچار کمبود زمان نمی‌شویم.
قبل از اینکه به فکر مدیریت زمان و حل کردن مشکل کمبود زمان خود باشیم،
باید ببینیم که چرا دچار کمبود زمان شده‌ایم؟
برخی از رایج‌ترین دلایل کمبود زمان را در اینجا با هم مرور می‌کنیم:
برخی از ما به دلیل رویاهای بزرگی که در سر داریم، احساس می‌کنیم به کمبود زمان گرفتار شده‌ایم.
وقتی که تصمیم می‌گیریم به یک انسان بزرگ و موفق تبدیل شویم.
وقتی به غول‌های صنعت و اقتصاد ایران و جهان فکر می کنیم.
وقتی می‌خواهیم تاثیری ماندگار از خودمان در حوزه علم و دانش و فرهنگ و هنر به جا بگذاریم.
وقتی افکاری مشابه افکار بالا به ذهنمان می آید یکی از اولین مشکلاتی که به خاطر می‌آوریم محدودیت زمان است.
خصوصاً اگر به سن خودمان فکر کنیم و احساس کنیم، تا این نقطه که هم اکنون آمده‌ایم، به اندازه‌ی کافی از عمر و وقت خودمان استفاده نکرده‌ایم….

☑ ضعف در مهارت تصمیم گیری و اولویت بندی

کمبود زمان ممکن است به دلیل مشکل در “اولویت بندی کارها و فعالیت‌ها” باشد.

گاهی اوقات، ممکن است احساس کنیم که حجم فعالیت‌ها زیاد است و نمی‌دانیم که بهتر است کدام را به نفع کدام کنار بگذاریم. یا کدام را در اولویت قرار دهیم.
من می‌خواهم درس بخوانم و بهترین معدل را در پایان دوره کارشناسی بگیرم.
دغدغه‌ی کنکور ارشد را هم دارم و می‌بینم فرصت کافی برای آن ندارم.
شنیده‌ام که پس از دوران دانشجویی فرصت مطالعه خیلی کمتر است و دلم می‌خواهد از همین دوران برای یادگیری و توسعه دانش خودم هم استفاده کنم.
از طرفی برای تامین هزینه‌ی تحصیل و همینطور کسب تجربه، کار هم می‌کنم یا می‌خواهم بکنم.
احساس می‌کنم همه اینها هم در یک اولویت هستند و مهم هستند یا اگر اولویت‌های آنها با هم فرق دارد، دانش یا شجاعت این اولویت بندی را ندارم. امیدوارم از طریق مدیریت زمان، فضایی ایجاد کنم که به همه‌ی خواسته‌های خودم برسم.

شبیه همین ماجرا هم برای مدیری پیش می‌آید که هم می‌خواهد جلسات برون‌سازمانی را با دقت و کیفیت خوب برگزار کند.
هم اصرار دارد که بازدیدهای منظم و دوره‌ای در داخل شرکت داشته باشد.
هم علاقمند است برای همسر و فرزندانش وقت بگذارد و از سوی دیگر، از دانش و تکنولوژی روز هم عقب نماند.

اولویت‌بندی، مهارتی ضروری اما بسیار دشوار و چالش برانگیز است که در بسیاری از مواقع، ما را ترغیب می‌کند که با استفاده از مدیریت زمان و مهارت‌های مشابه،
ظرفیت و توانمندی خود را افزایش داده و صورت مسئله را پاک کنیم.

♦️به عبارتی، بسیاری از ما فوبیای تصمیم گیری داریم و از کنار گذاشتن گزینه‌ها می‌ترسیم.
درست مانند کسی که می‌خواهد با صد هزار تومان بودجه، یکی از دو اسباب بازی شصت هزار تومانی و پنجاه هزار تومانی را انتخاب کند و چنان در انتخاب دچار تردید می‌شود که تصمیم می‌گیرد ده هزار تومان قرض بگیرد و هر دو گزینه را انتخاب کند!!!

📌 ماتریس آیزنهاور ابزاری برای اولویت بندی

ماتریس آیزنهاور (Eisenhower Matrix) ابزاری ساده برای تصمیم گیری و مدیریت زمان است که به واسطه آن می توان کارها را اولویت بندی نمود و بیشترین بهره وری را از قبال این تقسیم بندی به دست آورد.

این ماتریس که بر مبناء ضرورت – اهمیت به تقسیم بندی امور می پردازد به افتخار مبدع آن، دوایت دیوید آیزنهاور (Dwight David Eisenhower) به این نام شناخته می شود.

دیوید آیزنهاور، سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده بود و قبل از این مقام، فرماندهی عالی نیروهای متفقین در جنگ جهانی دوم را بر عهده داشت.از دیگر مسئولیت های وی، می توان به اولین فرمانده عالی نیروهای ناتو و رئیس دانشگاه کلمبیا اشاره نمود.
مسلما فردی که توانسته به چنین جایگاهی در زندگی دست پیدا کند، بهترین استفاده را از زمان و فرصت های پیش روی خود برده است. از همین روی، امروزه افراد بسیاری در سرتاسر دنیا از روش های مدیریت زمان و برنامه ریزی وی استفاده می نمایند.

📍روش بکار گیری ماتریس آیزنهاور

ماتریس آیزنهاور نحوه ایجاد تمایز میان مسائل مهم و ضروری را مشخص می کند و ابزاری است برای برنامه ریزی اهداف و تصمیمات بلند مدت استراتژیک. این ماتریس بر اساس ضرورت و اهمیت کارها، آنها را در چهار خانه ماتریس طبقه بندی نموده و برای هر خانه دستور عمل مشخصی را توصیه می نماید.
آیزنهاور در تقسیم بندی امور بر مبناء اهمیت و ضرورت عنوان می کند؛

آنچه که مهم است به ندرت ضروری است و آنچه که ضروری است به ندرت مهم است.

 

نحوه استفاده:

۱ .لیستی از وظایفی که باید در طول روز انجام دهید آماده کنید.

۲٫هر وظیفه را در ربع مناسب خود قرار دهید.

۳٫دنبال راههایی بگردید که زمان کمتری صرف انجام ربع اول، سوم و چهارم کنید و بیشترین زمان را برای فعالیتهای ربع دوم صرف کنید.

بیشتر وقتتون رو صرف کارهای ضروری و غیرفوری کنید:

در دنیایی پر هیاهوی ما، جدا کردن سیگنال از نویز یا به عبارت واضحتر؛ تشخیص کارهای فوری و کارهایی که واقعا مهم هستند مهارتی حیاتی هست. کافیه فقط سعی کنید از امروز به مدت یک هفته ماتریس تصمیم گیری آیزنهاور را روی تمام جنبه‌های زندگیتون اعمال کنید.

وقتی که با یک تصمیم گیری یا کاری برای انجام دادن مواجه میشید از خودتون بپرسید »من دارم این کارو به این خاطر انجام میدم که برای من و رسیدن به اهدافم ضروریه یا اینکه صرفا فقط ضروریه؟«

اگر بیشتر وقت خودتون رو روی کارهای ضروری اما نه فوری صرف کنید، بهتون قول میدم خیلی سریع دوباره احساس تازگی، آرامش، کنترل و خونسردی به زندگیتون برمیگرده. وقتی بیشتر تمرکز خودتون رو روی ربع دوم بگذارید، از خیلی از بحرانها و مشکلات ربع اول جلوگیری میشه، تو درخواست‌های ربع سوم، متناسب با اهداف و نیازهای شما تعادل ایجاد میشه، و عمیقا از کارهایی که تو ربع چهارم انجام میدید، لذت میبرید.

با الویت قرار دادن کارهای ربع دوم، به هر مورد اضطرارى، دلخوری، یا دِدلاینی که بربخورید؛ آمادگی روانی، احساسی، و فیزیکی‌اش رو دارید که عکس العمل مثبت از خودتون نشون بدید، به جای اینکه حالت تدافعی به خودتون بگیرید.

☑ ضعف در تفویض اختیار

مدیریت زمان و مشکل ما در واگذاری کارها و تفویض اختیار، ممکن است ناشی از واگذار نکردن کارها به دیگران باشد. ما خیلی وقت‌ها در واگذار کردن کارها به دیگران، ضعیف عمل می‌کنیم و یا کارها را به شکل نامطلوبی به دیگران واگذار می‌کنیم که در نهایت زحمت خودمان دوچندان می‌شود. آیا تا به حال شده از کسی بخواهید که برای صرفه جویی در وقت، به جای شما یک پیراهن را برایتان بخرد و جدای از زحمت و منتی که برای شما ایجاد شده، وادار شوید بعداً برای تعویض مراجعه کنید، و وقت زیادی را صرف چانه زنی و متقاعد کردن فروشنده به تعویض لباس کنید؟ یا آیا شده است که نامه‌ای را برای تایپ به همکار خود بدهید و ببینید که مدت زمانی که صرف ویرایش و غلط گیری نامه می‌شود، بیشتر از زمانی است که خودتان برای تایپ نامه صرف می‌کنید؟

ناتوانی در تفویض اختیار و واگذاری نادرست و غیرحرفه‌ای کارها به دیگران، باعث می‌شود که در نهایت بسیاری از ما به این نتیجه برسیم که بهترین روش صرفه جویی در زمان، این است که کارها را خودمان انجام دهیم. و از آنجا که به هر حال ، ظرفیت ما در انجام کارها محدود است، نهایتاً احساس می‌کنیم مدیریت زمان، آن کلید طلایی است که می‌تواند چنین مشکلی را برای ما حل کند. یعنی بیایم بجای کمک گرفتن از دیگران برای خودمون زمان بیشتری تعیین کنیم و به نوعی بیشتر از خودمون کار بکشیم.

☑ کمال طلبی

کمال طلبی نیز می‌تواند یکی دیگر از دلایلی باشد که ما را نهایتاً به سمت مدیریت زمان سوق داده است.

کمال طلب‌ها یا Perfectionist ها، کسانی هستند که برای هیچ کاری،‌ استاندارد ۹۰ یا ۹۵ از صد را نمی‌پذیرند. آنها استاندارد ۱۰۰ از ۱۰۰ را می‌خواهند. به همین دلیل هر کاری توسط آنها، بیش از زمان معمول طول می‌کشد.


نامه‌ای که می‌تواند در پنج دقیقه نوشته شود، پنج بار مرور و ویرایش می‌شود و پس از سی دقیقه، با نارضایتی ارسال می‌شود. اگر ماشین خود را به کارواش ببرند، دو برابر کارگری که ماشین را شسته، وقت می‌گذارند و دور ماشین می‌گردند تا از نبودن لکه در اطراف ماشین مطمئن شوند. یک مهمانی کوچک یا سمینار مختصر داخل سازمان، به اندازه‌ی یک عروسی از آنها وقت می‌گیرد و باید تمام جزییات بررسی شود و به دقت مورد توجه قرار گیرد. طبیعی است که در این شرایط، ممکن است من و شما احساس کنیم که مشکل اصلی ما در مدیریت زمان است و اگر در مهارت مدیریت زمان توانمند شویم، می‌توانیم بدون کمبود وقت، کارها را با همان سطحی از استاندارد که مد نظرمان است انجام دهیم.

 

☑ ضعف در هنر حل مسئله

حل موردی مشکلات و نداشتن نگاه فرایندی، می‌تواند دلیل دیگر کمبود زمان باشد. گاهی اوقات، مسیر کار در تیم ما یا در سازمان ما نادرست است. به جای اینکه مسیر کار را درست کنیم، به صورت موردی مشکلات را حل می‌کنیم. بستری که در سازمان ایجاد کرده‌ایم،‌ بستری برای فساد اقتصادی است. یا اینکه فرایندها و نظام پاداش و پرداخت، به شکلی است که کارمندان تشویق می‌شوند از زیر کار فرار کنند. به جای اینکه یک بار ببینیم ریشه مسئله چیست، هر روز وقت ما صرف جستجوی کارمند خاطی و مجازات کردن او می‌شود. دوستان و همراهانی انتخاب کرده‌ایم که هر لحظه بودن کنار آنها، ما را به اتلاف وقت و فراموش کردن اولویت‌ها سوق می‌دهد. اما به جای اینکه این مسئله را حل کنیم، سعی می‌کنیم با ابزارها و تکنیک های مختلف،از وقت جزیی باقیمانده استفاده بهتری بکنیم.

شاید هم مشکل اصلی ما انگیزه نداشتن است. وقتی برای کاری که انجام می‌دهیم انگیزه نداریم، آن را کندتر از همیشه انجام می‌دهیم. خیلی وقت‌ها هم، ترجیح می‌دهیم آن کار را در آخرین مهلت مقرر انجام دهیم. در چنین شرایطی، گاهی اوقات مسئله‌ی ریشه‌ای کمبود انگیزه، دیده نمی‌شود و عارضه‌ی سطحی آن، یعنی کمبود وقت، مورد توجه و نظر ما قرار می‌گیرد. احساس می‌کنیم با بهبود مهارت مدیریت زمان، می‌توانیم انواع مشکلاتی را که در کار و زندگی روزمره خود با آن مواجه هستیم، مدیریت کرده و کاهش دهیم.

 

☑ مشکل اهمال کاری و عقب انداختن کارها

اهمال کاری و به تعویق انداختن هم میتواند ریشه دیگر کمبود زمان باشد.

گاهی اوقات، مشکل ما واقعاً کمبود زمان و مدیریت زمان نیست. بلکه عقب انداختن کارها به زمان دیگر است. میتوانم امروز پروژه درسی ام را انجام دهم، اما ترجیح میدهم تا حد امکان آن را عقب بیندازم. به هر حال باید مانتوی خودم را به خشکشویی بدهم، اما اگر میشود عصر این کار را انجام داد، چرا حالا؟؟ در صورتی که مشکل شما اهمال کاری است، شاید قبل از فکر کردن به تکنیک‌های مدیریت زمان، بهتر باشد با اهمال کاری بیشتر مقابله کنید.

 

چقدر در این مساله گرفتار هستید؟

 

☑ ضعف در هنر نه گفتن

دلیل دیگری که بسیاری از ما دچار کمبود زمان می‌شویم، ضعف ما در هنر نه گفتن است. شاید شما هم از جمله کسانی باشید که نمی‌توانند به سادگی به دیگران «نه» بگویند. به همین دلیل، قسمت عمده‌ای از وقت خود را صرف انجام کارهایی می‌کنند که به دلیل خجالت یا رودربایستی یا دلایل مشابه، پذیرفته‌اند.

در چنین شرایطی، تلاش برای بهبود مهارت مدیریت زمان، به معنای بهبود توانایی‌های ما نیست. بلکه گویی می‌خواهیم ظرفیت بارکشی خودمان را افزایش دهیم تا دیگران بتوانند با دردسر کمتری بار بیشتری را بر شانه‌های ما تحمیل کنند.

اگر شما هم خودتان را قربانی این نوع رفتار می‌دانید، شاید تمرین کردن در نه گفتن تحت عنوان هنر نه گفتن، بتواند کمی اثربخش باشد.

شما چقدر این مشکل را دارید و آیا آنرا درمان کرده اید؟

 

عضویت در گروه تلگرام جلسه گرام👇:
https://t.me/joinchat/BlrmEz-tqF1NknlJ949ibg

🔹در مقالات بعدی توضیحات بیشتر و راهکارهای عملی را برای مدیریت زمان بهتون خواهم گفت.

✳ راستی نظر شما چیست؟ می‌توانید زیر این نوشته نظر خود را بیان کنید.

من مهدی لاریان مشاور و مدرس کار و کسب و نیروی انسانی هستم، همچنین در حوزه منتورینگ و کوچینگ به استارتاپ‌ها فعالیت دارم، و به همراه تیم آموزشی فعال و پرتوان خود برای افرادی که می‌خواهند به موفقیت برسند و مصمم هستند، دوره‌های آموزشی مهارت محور و خدمات کوچینگ (مربی‌گری) در جهت بهبود فردی ارائه می‌کنیم. از سال 1385 به کسب و کار ورود پیدا کرده‌ام و در این مدت توانمندی‌های مختلفی در زمینه‌های مالی و حسابداری، مدیریتی، ارتباطی، نیروی انسانی، فروش و IT پیدا کرد‌ه‌ام که علاوه بر رشته تحصیلی‌ام که عمران بوده، فعالیت در بازار و شرکتی که تاسیس کرده‌ام (Bshargh.com) باعث شده است که به حوزه‌های مرتبط هم مسلط بشوم.

کانال مهدی لاریان

اگر می‌خواهید از آخرین و محبوب‌ترین مقالات ما در ایمیل خود مطلع شوید، همین الان ایمیل خود را در کادر زیر وارد کنید

تعداد علاقه‌مندانی که تاکنون عضو خبرنامه ما شده‌اند

۱۴

مقاله های مرتبط :

دیدگاه خود را بیان کنید :

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *